Datenschutz und Cookies

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an den Markt oder an die behördliche Datenschutzbeauftragte wenden:

2. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Empfänger

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für die jeweilige Verwaltungsaufgabe, die Abwicklung einer Buchung, die interne Zusammenarbeit oder den sicheren Betrieb von STOBUS erforderlich ist. Bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben ist die Grundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG und den für den jeweiligen Vorgang einschlägigen Vorschriften. Gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten können eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO erfordern.

Für vertragliche oder vorvertragliche Vorgänge, insbesondere entsprechende Vermietungen und Buchungen, kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO zur Anwendung. Für Beschäftigtendaten gelten zusätzlich die jeweils anwendbaren beamten-, arbeits- und personalvertretungsrechtlichen Regelungen. Eine freiwillige zusätzliche Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine solche Einwilligung wird gegebenenfalls gesondert und für den konkreten Zweck eingeholt; die Kenntnisnahme dieser Erklärung ersetzt sie nicht.

Zugriff erhalten die für die Aufgabe zuständigen Stellen und die nach der jeweiligen Funktion berechtigten Personen. Die technische Administration kann zur Betreuung und Fehlerbehebung auf erforderliche Daten zugreifen. Für Hosting, Datenbankbetrieb und E-Mail-Transport werden technische Dienstleister eingesetzt; soweit sie personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, ist hierfür eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Externe Empfänger erhalten Daten, wenn dies zur Bearbeitung eines Vorgangs erforderlich ist oder eine berechtigte Person eine entsprechende Freigabe veranlasst.

Welche Angaben erforderlich sind, ergibt sich aus der jeweiligen Funktion und den dort gekennzeichneten Pflichtfeldern. Ohne die für einen Vorgang notwendigen Daten können wir diesen gegebenenfalls nicht bearbeiten. Die Zehn-Tage-Anmeldung ist freiwillig; eine normale Anmeldung bleibt möglich.

3. Website, Hosting und E-Mail

Aufruf der Website und Sicherheit

Beim Aufruf übermittelt Ihr Browser insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse und technische Angaben zum Browser an den Webserver. Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Seite auszuliefern und den Betrieb gegen Missbrauch zu schützen. Der Serverbetrieb kann Zugriffs-, Sicherheits- und Fehlerprotokolle umfassen. Eine anonymisierte Erfassung wird nicht pauschal zugesichert. Die konkrete Protokollierung und ihre Speicherfristen hängen von der Hosting-Konfiguration ab; Informationen hierzu erhalten Sie über die oben genannten Kontakte.

Einige Funktionen erkennen das Rathausnetz anhand der öffentlichen IP-Adresse, um die vorgesehene interne Ansicht oder den Zugriff ohne Anmeldung zu ermöglichen. Anmeldung und fachliche Berechtigungen bleiben für die jeweils geschützten Funktionen maßgeblich. Sicherheitsfunktionen verarbeiten außerdem kontobezogene Fehlversuche und administrative Änderungen, etwa die zeitweise Freigabe einer Anmeldung ohne E-Mail-Code im Rathausnetz.

E-Mail und automatisierte Hintergrundaufgaben

STOBUS versendet über den eingerichteten Maildienst Sicherheitscodes, Rücksetzlinks, Bearbeitungsnachrichten und Erinnerungen. Dabei werden Empfängeradresse und der jeweils benötigte Inhalt an die Mailinfrastruktur übergeben. Ticketnachrichten und andere Fachnachrichten können personenbezogene Inhalte enthalten. Die Website verwendet HTTPS; daraus folgt keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails. Bitte übermitteln Sie besonders schutzbedürftige Inhalte nur auf einem dafür abgestimmten Übermittlungsweg.

Für das Ticketsystem wird das eingerichtete E-Mail-Postfach per IMAP abgerufen. Absender, Betreff, Nachricht und Anhänge können in das Ticketsystem übernommen werden. E-Mails können zusätzlich im Postfach, bei Beteiligten und in deren Sicherungen gespeichert bleiben.

Regelmäßige Hintergrundaufgaben werden durch den von der Verwaltung eingerichteten Abrufdienst cron-job.org angestoßen. Dieser ruft die vorgesehenen STOBUS-Endpunkte auf und erhält einen technischen Status. Die Fachverarbeitung und der Mailversand erfolgen auf dem STOBUS-Server; der Dienst erhält dadurch keinen eigenen fachlichen Lesezugang zu Tickets, Dateien oder Bankdaten.

Links und weitere Angebote

Normale Links zu anderen Websites übertragen beim bloßen Anzeigen dieses Links noch keine Daten an dessen Ziel. Erst beim Aufruf wird eine Verbindung hergestellt. Die öffentliche Terminvereinbarung leitet an Konsentas weiter; dort gelten die für dieses Angebot bereitgestellten Datenschutzhinweise. Für dortige Formulare sind deren Verarbeitungshinweise maßgeblich.

4. Cookies, Sitzungen und Zehn-Tage-Anmeldung

STOBUS setzt keinen allgemeinen Webanalysedienst und keine Werbeprofile ein. Browser-Speicherungen dienen den nachfolgend genannten Funktionen. Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf unbedingt erforderliche Informationen für einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst richtet sich nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten gelten zusätzlich die unter Abschnitt 2 erläuterten Rechtsgrundlagen.

• Sitzungscookie: STOBUS_SESSION_… ordnet Ihren Browser einer Sitzung zu, beispielsweise nach einer Anmeldung, bei einem geschützten Gastzugang oder zur Prüfung eines Formulars. Es enthält eine zufällige Kennung. Der Cookie besitzt keine feste dauerhafte Laufzeit und wird als Sitzungscookie behandelt. Wie lange Sitzungsdaten auf dem Server verbleiben, hängt zusätzlich von der Serverkonfiguration ab.
• Freiwillige Wiederanmeldung: Nur wenn Sie beim Login „Auf diesem Gerät 10 Tage angemeldet bleiben“ auswählen und die erforderliche Anmeldung abschließen, wird STOBUS_REMEMBER_… für höchstens zehn Tage gesetzt. Die Datenbank enthält dazu einen Prüfnachweis, die Kontozuordnung und Zeitangaben; im Cookie steht kein Passwort. Beim Abmelden wird die Vormerkung dieses Browsers widerrufen. Ein Passwortwechsel oder der Widerruf gespeicherter Anmeldungen beendet die betreffenden Vormerkungen ebenfalls. Nutzen Sie diese Funktion nur auf einem persönlichen, gesperrten Gerät.
• Betriebsmeldungen: Im sessionStorage des jeweiligen Browser-Tabs wird gemerkt, welche Fassung einer Betriebsmeldung Sie geschlossen haben. Dadurch erscheint dieselbe Meldung in diesem Tab nicht bei jedem Seitenaufruf erneut. Hierfür werden keine Kontodaten gespeichert; die Speicherung ist auf die Tab-Sitzung begrenzt.
• Frühere Cookie-Entscheidungen: Die früheren Cookies cookies_accepted und cookies_declined werden nicht mehr für eine Zustimmung verwendet. Vorhandene Einträge werden bei einem geeigneten Seitenaufruf entfernt. Sie können sie zusätzlich in Ihrem Browser löschen.

Sie können Cookies und Website-Speicher im Browser löschen oder blockieren. Dadurch können Sie abgemeldet werden und Funktionen verlieren, die einen Sitzungs- oder Zugriffsnachweis benötigen. Das bloße Lesen dieser Datenschutzerklärung und des Impressums benötigt keine Anmeldung und keinen Zustimmungsbutton.

5. Datenverarbeitung in den STOBUS-Funktionen

Benutzerkonten und Anmeldung

Verarbeitet werden Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, hinterlegte Kontaktdaten, Berechtigungen und Kontoeinstellungen. Passwörter werden als Prüfhash gespeichert. Für die Anmeldung werden zeitlich begrenzte Sicherheitsnachweise verarbeitet; Sicherheitscodes werden an die Konto-E-Mail-Adresse versandt. Die Kontoverwaltung und die zuständige Administration bearbeiten diese Daten für die Bereitstellung und den Schutz des Zugangs.

Buchungen, Kalender und Personalvorgänge

Bei Buchungen und Reservierungen werden Nutzerzuordnung, gebuchtes Objekt, Zeitraum, Status und die für die Abwicklung benötigten weiteren Angaben verarbeitet. Die jeweils freigeschalteten Sachbearbeitungen und Verwaltungen können diese Vorgänge einsehen und bearbeiten. Belegungsansichten richten sich nach den vorgesehenen Zugriffsrechten.

Im Mitarbeiterkalender werden Termininhalt, Zeiten, zugeordnete Personen und Kalendergruppen verarbeitet. Berechtigte Kolleginnen und Kollegen derselben Kalendergruppe können auch gemeinsame beziehungsweise fremde Termine dieser Gruppe einsehen und bearbeiten. Tragen Sie deshalb in gemeinsam sichtbare Termine keine unnötigen vertraulichen Angaben ein.

Urlaubs-, Gleittags- und andere Personalvorgänge umfassen die im jeweiligen Formular angegebenen Zeiträume, Antragsdaten, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände. Vorgesetzte und die zuständige Personalstelle erhalten die für den Genehmigungs- und Bearbeitungsweg erforderlichen Daten; Benachrichtigungen können per E-Mail erfolgen.

IT-Tickets und E-Mail-Kommunikation

Das Ticketsystem verarbeitet E-Mail-Adresse, Betreff, Nachrichtentext, Anhänge, Bearbeitungsstatus, Zuständigkeit und den Verlauf mit Zeitangaben. Zugriff haben die nach der Ticketberechtigung zugelassenen Beteiligten und die IT. Für andere Personen angelegte Tickets werden der dabei angegebenen E-Mail-Adresse zugeordnet. Nachrichten können an die beteiligten Adressen und die zuständige IT versandt werden.

Für Beteiligte ohne passenden Kontozugang kann ein persönlicher, zeitlich begrenzter Gastlink bereitgestellt werden. Er ermöglicht das Lesen des betreffenden Tickets und seiner zugelassenen Anhänge. Der Link ist ein Zugangsgeheimnis; geben Sie ihn nicht an Unbefugte weiter. Er kann widerrufen oder ersetzt werden. Die Gastansicht begründet keinen allgemeinen STOBUS-Kontozugang.

Dateien, Gast-Uploads und Freigaben

Verarbeitet werden hochgeladene Inhalte, Dateinamen, die Zuordnung zum Konto beziehungsweise Upload-Link und die für die Verwaltung erforderlichen Dateiangaben. Berechtigte Kontoinhaber und die dafür freigeschaltete Administration können Dateien verwalten. Eine Dateifreigabe ermöglicht Personen mit dem Freigabelink und einem gegebenenfalls gesetzten Passwort den Abruf. Teilen Sie Dateien nur mit den für den jeweiligen Zweck vorgesehenen Empfängern.

Freigaben können ein Ablaufdatum und eine Höchstzahl von Downloads besitzen. Wenn die Benachrichtigung über Downloads aktiviert ist, erhält die freigebende Person eine E-Mail mit dem Dateinamen und dem Hinweis auf den erfolgten Abruf. Gast-Uploads werden dem Zielkonto zugeordnet; ein abgelaufener Upload-Link löscht die bereits hochgeladenen Dateien nicht.

Bankdaten, Nachweise und interne Verwaltungslisten

Bankvorgänge umfassen die erfassten Personen- und Kontaktdaten, Kontoverbindungen, Nachweise und Bearbeitungsinformationen. Die fachlichen Lese- und Schreibrechte für Bankdaten und Banknachweise sind derzeit auf die beiden dafür freigeschalteten IT-Administratoren beschränkt. Vorgesehene Benachrichtigungen gehen an die entsprechend berechtigten Konten.

Vertrags-, Hardware- und Telefoninventarlisten enthalten die jeweils erfassten Zuordnungen, Ansprechpartner und Sachangaben. Das interne Telefonverzeichnis enthält Namen, Kurzwahlen und Zimmer; es ist im vorgesehenen Rathausnetz auch ohne Anmeldung und sonst nach Anmeldung sichtbar. Angaben im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten sind ebenfalls auf die vorgesehenen berechtigten Personen beschränkt.

Schulungen und Lernfortschritt

Bei zugewiesenen Schulungen werden Kurszuordnung, Bearbeitungsversuche, Antworten, Ergebnis, Bearbeitungszeitpunkte und gegebenenfalls der gesehene Videofortschritt kontobezogen gespeichert. Dies dient der Durchführung und dem Nachweis der jeweiligen Schulung. Sie können eigene Ergebnisse einsehen; die freigeschaltete Administration kann Zuweisungen und Ergebnisse auswerten und Erinnerungen versenden.

PDF-Auswertungen ohne Teilnehmernamen sind nicht allein durch das Weglassen von Namen in jedem Fall anonym. Insbesondere in kleinen Gruppen können Ergebnisse mit Zusatzwissen zugeordnet werden. Solche Auswertungen sind entsprechend vertraulich zu behandeln und nur im erforderlichen Empfängerkreis weiterzugeben.

FAQ, Feedback, Fundsachen und Schwarzes Brett

Die FAQ-Suche speichert Suchbegriffe ab drei Zeichen mit Benutzer-ID, Trefferzahl und Zeitpunkt, um fehlende oder schwer auffindbare Hilfethemen zu erkennen. Diese Protokolle sind nicht anonym. Die Suchstatistik ist für die zuständigen IT-Administratoren vorgesehen. Geben Sie keine unnötigen personenbezogenen oder vertraulichen Inhalte als Suchbegriff ein.

Feedback wird mit dem Text, der angegebenen beziehungsweise hinterlegten E-Mail-Adresse sowie der ermittelten öffentlichen IP-Adresse an das für STOBUS eingerichtete Feedback-Postfach versandt. Falls eine lokale IP-Adresse mit der Anfrage übermittelt wird, nimmt die bestehende Funktion auch diese Angabe in die Nachricht auf. Die Daten dienen der Bearbeitung und technischen Einordnung des Hinweises.

Die Fundsachenverwaltung verarbeitet die erfassten Fundangaben und die für die Bearbeitung benötigten Kontakt- und Verwaltungsdaten. Die öffentliche Ansicht stellt die zur Wiedererkennung vorgesehenen Sachangaben dar. Am Schwarzen Brett werden die eingegebenen Texte und Bilder im jeweils vorgesehenen Nutzerkreis angezeigt; Verlängerungserinnerungen können an das zugeordnete Konto versandt werden.

E-Mail-Headeranalyse

Das Analysewerkzeug verarbeitet den von Ihnen eingefügten E-Mail-Quelltext auf dem STOBUS-Server, um Versandserver, Empfängerangaben und die Received-Kette darzustellen. Die Funktion legt dafür keinen eigenen dauerhaften Datenbankeintrag an. Der eingegebene Text erscheint in der Antwortseite erneut. Für MX-, Adress- und Reverse-DNS-Abgleiche werden die erforderlichen Domains beziehungsweise IP-Adressen über die DNS-Infrastruktur des Servers aufgelöst. Der vollständige E-Mail-Text wird hierfür nicht an einen Analysedienst übermittelt. Externe Karten, Leaflet-CDN-Dateien und Standortabfragen bei einem Geolokalisierungsdienst sind entfernt.

6. Gültigkeitsfristen, Aufbewahrung und Löschung

Eine abgelaufene Berechtigung, ein ausgeblendeter Eintrag und die Löschung des zugehörigen Inhalts sind unterschiedliche Vorgänge. Für die derzeitige technische Umsetzung gilt:

• Anmeldecodes: grundsätzlich zehn Minuten gültig und einmal verwendbar. Verbrauchte und abgelaufene Nachweise werden bei der dafür vorgesehenen Bereinigung im Anmeldeablauf gelöscht.
• Zehn-Tage-Anmeldung: höchstens zehn Tage gültig; abgelaufene Datenbanknachweise werden bei der Ausstellung weiterer Vormerkungen bereinigt. Widerruf und Passwortänderung können die Gültigkeit früher beenden.
• Passwort-Rücksetzlinks: grundsätzlich eine Stunde gültig. Ein neuer Antrag ersetzt frühere Rücksetzanforderungen für dasselbe Konto; verwendete beziehungsweise beim Prüfen als abgelaufen erkannte Nachweise werden entfernt. Das ist keine zeitgesteuerte Löschung aller alten Anträge nach exakt einer Stunde.
• Ticket-Gastlinks: grundsätzlich 30 Tage gültig. Ein Widerruf oder die Erneuerung kann die Gültigkeit früher beenden. Abgelaufene Gastnachweise werden beim Verwalten weiterer Gastzugänge bereinigt. Das Ticket und seine Nachrichten werden durch den Ablauf nicht gelöscht.
• Dateifreigaben: die bei der Freigabe gewählte Frist und Downloadzahl sind maßgeblich; es sind auch Freigaben ohne festes Ablaufdatum möglich. Bei ausgeschöpfter Downloadzahl wird die Freigabe entfernt. Ein Ablaufdatum sperrt den Abruf, löscht aber nicht automatisch die Originaldatei.
• Gast-Upload-Links: in der Oberfläche sind eine bis vier Wochen auswählbar, standardmäßig eine Woche. Nach Ablauf wird der Link abgewiesen; hochgeladene Dateien und der Linkdatensatz werden dadurch nicht automatisch gelöscht.
• Hochgeladene Dateien: die vorgesehene Hintergrundaufgabe erinnert nach mehr als 180 Tagen Dateialter an die Prüfung und Löschung. Sie setzt die Ausführung des Cronjobs voraus und löscht selbst keine Dateien. Die zuständige Person muss nicht mehr benötigte Inhalte entfernen.
• Schwarzes Brett: neue Einträge erhalten grundsätzlich 30 Tage Laufzeit; Verlängerungen sind möglich. Abgelaufene Einträge werden ausgeblendet beziehungsweise als abgelaufen markiert. Eine endgültige Löschung des Textes und Bildes erfolgt dadurch nicht automatisch.
• 2FA-Notfallmodus: eine aktivierte Ausnahme gilt höchstens vier Stunden. Administrationsereignisse und Begründungen bleiben davon getrennt als Nachweis gespeichert; die Beendigung der Ausnahme löscht diese Protokolle nicht.

Für Konten, Tickets und Anhänge, Buchungen, Kalender- und Personalvorgänge, Banknachweise, Verwaltungslisten, Schulungsergebnisse und FAQ-Suchprotokolle besteht derzeit keine durchgängige automatische Löschung allein nach einem festen Alter. Daten dürfen deshalb nicht unbegrenzt auf Vorrat aufbewahrt werden. Maßgeblich sind die Erforderlichkeit für den jeweiligen Vorgang, dessen Abschluss und etwaige gesetzliche Dokumentations-, Aufbewahrungs- oder Archivierungspflichten. Nicht mehr erforderliche Daten müssen durch die zuständigen Stellen gelöscht oder, soweit zulässig und geeignet, anonymisiert werden. Auskunft zu einem konkreten Vorgang erhalten Sie beim Verantwortlichen oder bei der Datenschutzbeauftragten.

Sicherungskopien, Hosting-Protokolle und E-Mail-Postfächer besitzen eigene Aufbewahrungs- und Bereinigungsabläufe. Eine Löschung in der laufenden Anwendung entfernt Daten nicht automatisch gleichzeitig aus sämtlichen Sicherungen oder bereits zugestellten E-Mails. Die für den Server- und Sicherungsbetrieb geltenden Fristen sind organisatorisch gesondert festzulegen und einzuhalten.

7. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeit

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und gegebenenfalls Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO beruht, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und andere gesetzliche Ausnahmen können einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Aus der freiwilligen Zehn-Tage-Anmeldung können Sie sich über die Abmeldefunktion lösen; die betreffenden gespeicherten Anmeldungen lassen sich außerdem in der dafür vorgesehenen Geräteverwaltung widerrufen.

Sie können sich bei der für bayerische öffentliche Stellen zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren:

STOBUS trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Sie. Automatisch berechnete Lernstände oder Bearbeitungsanzeigen ersetzen keine dafür erforderliche menschliche Entscheidung.